Asuntos Laborales y Procedimentales.
Para efectos del pago de los aportes a la seguridad social y aportes parafiscales cuando se reporta la novedad de vacaciones de trabajadores, se debe tener en cuenta dos (2) escenarios, esto, más cuando las mismas son disfrutadas y compensadas en dinero:
1. VACACIONES DISFRUTADAS.
1.1. Al respecto, hay que tener en cuenta que las vacaciones deben liquidarse y pagarse al sistema de seguridad social de conformidad con lo señalado en el artículo 70 del Decreto 806 de 1998 (hoy Decreto 780 de 2016), tomando como base el último salario reportado por el trabajador y aplicándolo así a los días disfrutados.
1.2. Adicional a ello, también se debe tener en cuenta lo dispuesto en el artículo 192 del Código Sustantivo del Trabajo.
1.3. En consecuencia, las cotizaciones durante el periodo de vacaciones disfrutados se causan en su totalidad y el pago de los aportes se efectúa sobre el último salario base de cotización reportado con anterioridad a la fecha en la cual el trabajador inició el disfrute de las respectivas vacaciones, incluyendo dicho monto en todos los subsistemas (seguridad social y parafiscales).
2. VACACIONES COMPENSADAS EN DINERO.
2.1. Ahora bien, frente a las vacaciones compensadas en dinero y con base a lo establecido en la Ley 21 de 1982, los valores pagados por concepto de vacaciones reconocidas en cualquier momento de la relación laboral o al final de ella se deben incluir en el IBC para liquidar los aportes parafiscales (SENA, ICBF y Cajas de Compensación Familiar).
2.2. Lo anterior, es ratificado por el Ministerio del Trabajo (Concepto No. 169311 de fecha 26 de septiembre de 2016):
“(…) el valor que por vacaciones compensadas cancela el empleador al trabajador, con quien se ha colocado de acuerdo en este aspecto, NO se tiene en cuenta para el cálculo del ingreso de cotización al sistema de seguridad social integral, pues por mandato de la Ley 100 de 1993, se cotiza con base a lo percibido por el trabajador como salario, en su acepción legal establecida en el Artículo 127 del Código Sustantivo del Trabajo; y las vacaciones no son salario, ni siquiera están establecidas como una prestación social, sino un derecho que tiene el trabajador al descanso por haber laborado al servicio de su Empleador por un año de trabajo (…).”
2.3. De manera qué, cuando se efectúe la compensación de vacaciones de conformidad con lo establecido en el Código Sustantivo del Trabajo (ya sea a solicitud del trabajador o al terminar el vínculo laboral), las mismas solo se incluyen en el IBC para efectos de la liquidación y pago de los parafiscales.
2.4. En conclusión, las vacaciones disfrutadas se incluyen en el IBC de los aportes a la seguridad social y parafiscales y las compensadas en dinero solo en el IBC de los parafiscales (SENA, ICBF y Cajas de Compensación Familiar), todo de conformidad con lo establecido en la Ley 100 de 1993, Ley 21 de 1982 y demás normas vigentes.
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